BERGEN OP ZOOM – Volgens de Bergse VVD kan de gemeentelijke communicatie nog wel wat verbetering gebruiken. Met name waar het contact met de buitenwereld betreft. In een brief aan het college doet raadslid Joost Pals een aantal concrete suggesties.
De gemeente is vooral een dienstverlener, stelt de VVD, en dient zich ook op die wijze op te stellen. De communicatie met burgers, verenigingsleven en bedrijven geschiedt steeds meer digitaal, wat ook past bij het ‘groene’ karakter van een moderne gemeente. Vreemd genoeg worden ontvangstbevestigingen van ingekomen e-mails nog wel met een papieren brief verzonden. Dat sluit volgens Pals niet erg aan bij de verwachting van ‘de klant’ die een mail stuurt. Tevens zou de VVD graag zien dat zo’n antwoord iets meer is dan alleen een ontvangstbevestiging. Enige algemene uitleg over wanneer en op welke de wijze de gemeente gaat reageren zou van meerwaarde zijn, stelt de brief.
Te lang stil
Pals schrijft dat zijn fractie met regelmaat hoort dat het na die ontvangstbevestiging erg lang stil blijft. Dat kan niet, vindt de VVD. Ze stelt voor een meldsysteem in te voeren dat de voortgang en de afhandeling actief volgt en controleert, op een wijze die tevens voor de vragenstellers toegankelijk en inzichtelijk is. Het geven van een streefdatum voor de afhandeling van een vraagstuk zou eveneens normaal moeten zijn, net als een melding wanneer die datum niet wordt gehaald. Melders moeten achteraf bovendien aan kunnen geven hoe tevreden ze zijn over de afhandeling. Die informatie kan de gemeente weer gebruiken te verbetering van de dienstverlening.
Sneller en meer tweerichtingsverkeer
Omdat mensen tegenwoordig gewend zijn dat alles snel gaat, dient de gemeente meldingen en vragen ook snel op te pakken, vindt de VVD. Termijnen van weken of soms zelfs langer kunnen echt niet meer. Het zou moeten gaan om uren, of als het echt heel complex is, hoogstens om dagen. Pals roept op om de nu gehanteerde termijnen ‘op een radicale wijze’ om te gooien en daar werkprocessen op aan te passen. Interne lijntjes dienen korter en de samenwerking sneller en efficiënter te worden.
De communicatie van de gemeente zou via de social media veel meer een kwestie moeten zijn van zenden én ontvangen. Geen eenrichtingsverkeer meer maar serieuze webcare. “Gebruik Facebook, Twitter en andere relevante platforms om vragen, opmerkingen en suggesties op een moderne wijze te behandelen”, schrijft Pals. “Veelal gaat het om betrokken inwoners, stimuleer hun enthousiasme en benut dat. Kijk af hoe grote zakelijke dienstverleners dat aanpakken.” De VVD vraagt het college om een reactie op deze suggesties en is benieuwd in hoeverre ze worden overgenomen en op welke termijn.